Сайт согласования заявок сервисного обслуживания
Общие требования к заполнению заявок сервисного обслуживания.
Поля заявки обязательные к заполнению пользователем (клиентом):
- дата
- статус
- контрагент
- операция (в ремонт, на компенсацию).
- серийный №
- описание дефектов
- склад приемки
- контрагент для затрат.
Также необходимо заполнить сопроводительную карточку и прикрепить скан - копии
пакета документов сопровождающих ТМЦ, согласно требованиям поставщиков.
Для оптовых клиентов обязательно к заполнению № исх. док-та – продажа клиенту (программа осуществляет проверку наличия товарной единицы и транслирует цену покупки в возвратную проводку)/
Клиент или его представитель фиксирует инфо. о некондиционной технике для получения компенсации или передачи техники в ремонт на специальном ресурсе https://service-demands.foxtrot.com.ua/;
Оформленные документы на компенсацию должны соответствовать требованиям поставщика (инфо. выложена на сайте - закладка «справка»).
Сроки акта, выложенного на сайте, должны быть не позже чем 30 дней до даты его окончания на момент сдачи товара на приемку УС
Корректировка заявки в зависимости от её статуса.
Статус заявки | Допустимые корректировки | Лицо, имеющее право на внесение корректировок |
Черновик | Допускаются любые изменения | Клиент, администратор |
К согласованию УС | Изменение статуса, заполнение полей комментарии | Менеджер, администратор |
На доработку клиенту | Допускаются любые корректировки | Клиент, администратор |
Подтверждена отправка, Подтверждена отправка на РС | Изменение статуса | Менеджер, администратор |
Отправка | Корректировки запрещены | |
Принято | Корректировки запрещены | |
Не принято | Корректировки запрещены | |
Отказ клиента | Корректировки запрещены | |
Компенсация клиенту проведена | Корректировки запрещены |
1. Краткое описание «Сайта согласования заявок сервисного обслуживания»
Заявки – открывает журнал заявок (установлено по умолчанию при входе на сайт согласования).
Справка – кнопка предназначена для перехода в окно справки, в котором содержится информация по условиям приёма компенсационной техники, в зависимости от бренда, а также контактные данные менеджеров СК.
Добавить заявку «+» – кнопка предназначена для создания новой заявки.
Изменить заявку – открывается заявка для возможности её корректировки.
Удалить заявку – удаление выбранной заявки (удаление заявки возможно только в статусе «Черновик»).
Пакетная обработка – предназначена для одновременного изменения статуса нескольких заявок.
Установить фильтр – при нажатии этой кнопки открывается окно «Фильтр», которое даёт возможность поиска или сортировки заявок по разным критериям (одному или нескольким):
2. Создание заявки на «Сайте согласования заявок сервисного обслуживания».
Нажать «Добавить заявку»:
Обязательное заполнение полей:
Заявка №: - заполняется автоматически (после сохранения заявки);
Дата: - выбрать дату (дата создания заявки);
Статус: - первоначальный статус «Черновик», в этом статусе можно менять, добавлять и удалять информацию. После того как заявка полностью заполнена, статус изменить на «К согласованию УС» для того, чтобы менеджер мог проанализировать информацию по изделию.
№ док-та возврата: - заполняется автоматически (после того как статус заявки переводится в статус «Подтверждена отправка на РС»);
№ исх. док: - Номер документа продажи клиенту.
Комментарий: - заполняется бренд-менеджером, в случае если по каким-то причинам принятие товара на склад невозможно, с указанием причины (при этом заявка переводится в статус «На доработку клиенту»);
Контрагент: - наименование Контрагента;
Операция: - Компенсация или в ремонт;
Для компенсации отправить до: - заполняется бренд-менеджером, если в этом поле установлена дата, то необходимо до этой даты привести товар, в противном случае компенсация по этому изделию может затянуться или отказано в приёме.
Код: - поле заполняется автоматически после заполнения поля «Наименование»;
Наименование: - поиск изделия по названию
Серийный номер: - поле для ввода серийного номера. Поле заполняется английскими заглавными буквами без пробелов, тире и других знаков. В случае отсутствия серийного номера на изделии в поле вводится: BN.
Прод. номер: - заполняется при наличии на изделии продуктового номера на изделии (как правило, это крупно-бытовая техника);
IMEI: - заполняется только для мобильных телефонов;
Описание дефектов: - указывается дефект с которым техника сдаётся на склад;
Комментарий: - поле, в котором можно указать дополнительную информацию, не предусмотренную на сайте;
Склад приемки товара: - СЦ Машиностр., 50а Приемка в ремонт. – для техники которая сдаётся в ремонт, СЦ Машиностр., 50а Приемка компенс, СЦ Машиностр., 50а Приемка компенс (кл) – для техники сдаваемой на компенсацию и в случае если сдаются только документы без изделия (в этом случае в Акте СЦ должна быть отметка о том, что изделие осталось на ответственном хранении на СЦ);
Отправить до: - указывается ориентировочная дата привоза техники на склад;
Только документы: - ставится галочка, в случае, если на склад сдаются только документы без изделия (в этом случае в Акте СЦ должна быть отметка о том, что изделие осталось на ответственном хранении на СЦ);
Контрагент для затрат: - указывается КА на которого будут возложены все затраты по товару (как правило, поле «Контрагент» и поле «Контрагент для затрат» совпадают);
Параметры проводки:
Перемещение через склад: - ставится галочка в случае, если в документе продажи в поле «исходный документ», есть признак Б/Н. После изменения статуса заявки на «Подтверждена отправка на РС» формируется возвратная проводка.
Забаланс: -ставится галочка в случае, если в документе продажи в поле «исходный документ» нет признака Б/Н. выбираем 5095 00ЦФО РТП. МБ.Сервис. Прием товара на склад серв./ гарант. ремонта от покупателя другого РТП. После изменения статуса заявки на «Подтверждена отправка» формируется документ отправки.
В случае, если какое либо из полей заполнено не верно, то это поле выделится красной рамкой (заявка при этом не закроется и не сохранится). Сохранить заявку удастся только тогда, когда будут корректно заполнены все поля. После корректировки полей нажать повторно кнопку «Сохранить».
После того, как заявка будет успешно сохранена необходимо повторно открыть созданную заявку и заполнить информацию по сопроводительной карточке:
Для этого, необходимо нажать кнопку «Информация по сопроводительной карточке». После этого открывается окно такого вида:
Здесь заполняется информация, как на образце.
Комплектация. Комплектация заполняется согласно фактическому наличию.
Прикрепленные файлы. По средством этой команды можно прикрепить сканкопии документов которые необходимы для приёма товара на складе (Акт СЦ, гарантийный талон, заявление клиента и др.).
Для того, чтобы узнать какой нужен комплект документов и сроки действия актов нажмите кнопку «Справка» в общем журнале заявок.
Поменять статус заявки в поле «статус» из Черновика на статус «К согласованию УС». Кнопка «Сохранить».
После рассмотрения заявки менеджер меняет статус заявки. Если всё нормально – то ставит статус «Подтверждена отправка» или «Подтверждена отправка на РС». При отправке товара нужно распечатать сопроводительную карточку в 2-ух экз. и вместе с изделием и пакетом документов вести на склад или отправить перевозчиком НП.
Печать сопроводительной карточки.
Для того что бы распечатать сопроводительную карточку необходимо:
- Открыть необходимую заявку;
- Нажать на кнопку «Сопроводительная карточка изделия»
- Установить необходимый размер (в случае, если карточка не вмещается на один лист, как правило, это 85%);
- Нажать кнопку «Печать».